Với xu thế phát triển của các hoạt động quản trị doanh nghiệp hiện đại, cộng tác trong doanh nghiệp ngày càng được chú trọng. Đặc biệt với sự bùng nổ của công nghệ và mạng xã hội, việc tạo ra môi trường cộng tác trên một nền tảng đồng bộ và thống nhất, kết nối được nhiều quy trình và bộ phận khác nhau đang ngày càng trở nên quan trọng.

Các công cụ, phần mềm cộng tác mỗi năm được ra đời với các xu hướng cộng tác mới để giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Dưới đây là một số xu hướng cộng tác được dự đoán sẽ đem lại nhiều đột phá trong năm 2017.

1. Cộng tác thời gian thực, kết nối các nhóm và bộ phận khác nhau

Vấn đề quan trọng nhất các công cụ cộng tác thời gian thực giải quyết được chính là giúp các nhóm và phòng ban với đặc thù công việc khác nhau có thể giao tiếp và cộng tác dễ dàng dù cho họ đang ở đâu và tại bất kì thời điểm nào.

Vai trò thiết yếu đó sẽ tiếp tục phát triển trong năm nay. Điều này một phần là do sự gia tăng nhiều nhóm làm việc riêng lẻ như những nhóm làm việc tại nhà hoặc làm việc tự do (freelancers).

cộng tác thời gian thực

Các công cụ cộng tác tức thì như các cuộc gọi thoại, nhắn tin tức thì, hội nghị truyền hình (video conference),… được tận dụng tối đa để giúp mọi người làm việc và cộng tác với nhau thuận lợi.

Ngoài ra với những doanh nghiệp đặc thù có các dự án cần sự tham gia của các đối tác bên ngoài như khách hàng, chủ đầu tư thì thông qua các công cụ cộng tác tức những người dùng bên ngoài (external users) có thể tham gia đóng góp và theo dõi được dự án, giúp thúc đẩy nhanh chóng tiến trình công việc và giải quyết kịp thời các vấn đề ngay khi chúng phát sinh.

2. Tích hợp với nhiều công cụ nghiệp vụ có sẵn và hỗ trợ cho doanh nghiệp

Nếu như trước đây các công cụ nghiệp vụ có sẵn của doanh nghiệp thường hoạt động độc lập và nhân viên phải sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ phục vụ cho công việc, chúng ta sẽ thấy xu hướng tích hợp trên một nền tảng và giao tiếp với các công cụ nghiệp vụ thông qua cơ chế API (Application Programming Interface) ngày càng phát triển mạnh mẽ với các nền tảng mới xuất hiện, tương tác và làm việc với nhau theo một cách đáng ngạc nhiên.

Như việc sử dụng mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp nơi có thể chia sẻ, cập nhật thông tin và dữ liệu nhanh chóng giúp môi trường làm việc và giao tiếp trở nên tự nhiên, gần gũi như sử dụng một mạng xã hội.

tích hợp nhiều công cụ nghiệp vụ

3. Kết nối thế giới bên ngoài trực tiếp vào hệ thống của doanh nghiệp.

Với nhiều công cụ được kết nối, các doanh nghiệp dễ dàng mở rộng các nền tảng của họ để giúp đưa ra quyết định và hoàn thành công việc nhanh chóng. Ví dụ như việc tích hợp với các công cụ chat, nền tảng mạng xã hội và cộng tác trong doanh nghiệp như Facebook, Skype, Viber, Mailchimp,… giúp cho các tin nhắn của khách hàng gửi cho doanh nghiệp thông qua fanpage hoặc live chat trên website sẽ được tự động chuyển đến khung trò chuyện của nhân viên phụ trách để phản hồi khách hàng nhanh chóng, đồng thời danh sách và thông tin khách hàng cũng được tự động lưu trữ trong hệ thống CRM.

kết nối bên ngoài trực tiếp vào hệ thống
Sơ đồ thể hiện việc tích hợp API thông qua hệ thống Enterprise Social Network của YouNet SI

Tất cả sẽ tạo ra một môi trường làm việc, cộng tác xuyên suốt và đồng bộ giúp tăng hiệu suất đáng kể và tối ưu chi phí hoạt động cho doanh nghiệp.

4. Sử dụng các thiết bị di động cá nhân (Bring Your Own Device – BYOD)

Với xu hướng tích hợp và đồng bộ tất cả trong một nền tảng, đồng thời ranh giới giữa nhà và nơi làm việc đang dần bị xóa nhòa, các phần mềm cộng tác mới phải cho phép con người có thể làm việc xuyên suốt trên các thiết bị cá nhân của mình. Nhiều doanh nghiệp ngày nay cho phép nhân viên mang theo các thiết bị của họ đến văn phòng, hay còn được gọi là BYOD và xu hướng này sẽ tiếp tục diễn ra mạnh mẽ trong năm 2017.

Bằng cách này, thay vì doanh nghiệp phải có bộ phận IT hướng dẫn sử dụng hoặc bị các quyền hạn chế, nhân viên sẽ quản lý các phần mềm riêng cho thiết bị của họ và quyết định điều gì phù hợp với công việc của mình trong phạm vi cho phép, phù hợp với quy định và chính sách của doanh nghiệp.

Điều này không chỉ giúp nhân viên chủ động và thuận tiện trong công việc mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí. Vì vậy các công cụ cộng tác trong xu thế mới phải xem xét tới yếu tố quan trọng này.

5. Bảo mật và an toàn hơn

Hoạt động doanh nghiệp luôn tồn tại nhiều rủi ro đặc biệt là rủi ro về bảo mật thông tin và dữ liệu khi tình trạng bị hacker, virus, malware tấn công liên tục gia tăng không ngừng.

bảo mật và an toàn

Đồng thời với xu hướng tích hợp trên nhiều công cụ, nhiều loại thiết bị thì nhu cầu bảo mật thông tin cao ngày càng lớn vì vậy các công cụ cộng tác cần có những cơ chế phù hợp để giảm thiểu và xử lý những rủi ro về bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.

Vấn đề này có thể được giải quyết bằng những phần mềm cộng tác với tính bảo mật cao với nhiều tầng bảo vệ và yêu quyền truy cập như việc đăng nhập được mã hóa cẩn thận, xác lập và phân quyền truy cập cụ thể,… giúp bảo vệ thông tin và tài sản cho doanh nghiệp nhưng không ảnh hưởng đến hiệu quả cộng tác.

Với những xu hướng cộng tác được dự đoán sẽ diễn ra trong năm 2017, giải pháp Enterprise Social Network (ESN) của YouNet SI là một giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện với các công cụ cộng tác thời gian thực như nhắn tin giao tiếp tức thì, chia sẻ và cộng tác dễ dàng trên tài liệu, quản lý dự án, tích hợp trên nhiều thiết bị di động, tăng cường bảo mật thông tin và đặc biệt tích hợp với nhiều công cụ nghiệp cụ có sẵn thông qua cơ chế API không chỉ giúp hoạt động cộng tác trong doanh nghiệp nâng lên một tầm cao mới mà còn tăng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.

Trải nghiệm miễn phí giải pháp Enterprise Social Network (ESN) tại: www.younetsi.com

Related posts