Năm 2017, trên 60% doanh nghiệp trên toàn thế giới ứng dụng Enterprise Social Network (E.S.N) vào quản trị doanh nghiệp. Từ con số 10% của năm 2006, tỷ lệ tăng trưởng này cho thấy xu hướng tất yếu dịch chuyển từ quản trị doanh nghiệp bằng các công nghệ dữ liệu và phần mềm rời rạc đến một nền tảng truyền thông mạng xã hội với dữ liệu đồng nhất và quy trình xuyên suốt.

mô hình esn trong doanh nghiệp
Mô hình thể hiện vai trò kết nối và đồng nhất các quy trình, hoạt động và dữ liệu của E.S.N trong doanh nghiệp  

Thống kê năm 2016 từ viện nghiên cứu và tư vấn doanh nghiệp hàng đầu thế giới McKinsey về tỷ lệ ứng dụng E.S.N cho thấy ngành xây dựng (bao gồm kiến trúc, thi công, M&E) là một trong 5 ngành có tỷ lệ tăng trưởng về sử dụng E.S.N ấn tượng nhất.

Tỷ lệ ứng dụng E.S.N tăng dần
Tỷ lệ ứng dụng E.S.N tăng dần qua các năm trên toàn cầu (McKinsey)

CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP CỦA DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG

Không giống như những ngành khác, đặc thù của ngành xây dựng yêu cầu nhiều phòng ban, bộ phận cùng tham gia trên một hoạt động của dự án, do đó thường nặng nề về giấy tờ và quy trình. Khi số lượng dự án tăng lên, việc điều chỉnh và kiểm soát quy trình với cơ chế quản lý rời rạc, thiếu truyền thông đa chiều và dữ liệu không nhất quán có thể gây ra các tổn thất về chi phí, thời gian, và tiền bạc cho doanh nghiệp, những vấn đề này có thể xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án từ đấu thầu đến triển khai và thi công. Ví dụ cụ thể trong mô hình minh họa dưới đây:

sơ đồ triển khai

Với cách thức quản trị truyền thống, hầu hết các phòng ban trong doanh nghiệp xây dựng hoạt động riêng lẻ và không có kết nối với nhau. Thông tin dự án được xử lý một chiều (nhận và phản hồi) do đó hầu như không có tương tác.

luồng xử lý thông tin

Khi bất kỳ một vấn đề xảy ra trong toàn bộ quy trình một chiều, vì không có nền tảng tương tác và kết nối giữa các bộ phận, toàn bộ thông tin dự án phải đi qua xử lý theo trình tự trên tất cả các phòng ban một cách cứng nhắc và thiếu chủ động. Không chỉ gây lãng phí và thất thoát thời gian, đặc biệt ở những giai đoạn quan trọng như đấu thầu, các sự cố này và cách xử lý với mô hình trên có thể mang lại những kết quả xấu về cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ còn chưa bao gồm các đối tác và bên thứ 3 như nhà thiết kế, thầu phụ, nhà cung cấp, ở mức độ ảnh hưởng của sự cố trên quy mô lớn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dự án, một sự cố gây nhiễu thông tin có thể mang lại hậu quả và thất thoát nghiêm trọng.

Một số doanh nghiệp với mong muốn cải thiện và chuyên môn hoá quy trình theo chuẩn ISO, đã và đang ứng dụng các hệ thống quản trị quy trình chuyên nghiệp như ERP, Microsoft Project… Không thể phủ nhận lợi ích rất rõ ràng của các hệ thống này, tuy nhiên, vấn đề cốt lõi là sự kết nối, tương tác và truyền thông đa chiều giữa các phòng ban vẫn không được giải quyết triệt để nếu chỉ dừng ở đây. Doanh nghiệp ngành xây dựng vì thế vẫn phải loay hoay tìm kiếm các giải pháp đáp ứng cả 2 mục tiêu cốt lõi: quản lý quy trình gắn liền với truyền thông.

Trong 3 năm gần đây, sự xuất hiện và phát triển nhanh chóng của Enterprise Social Network trên thế giới đã mang lại cho các doanh nghiệp ngành xây dựng một giải pháp giải phù hợp, giải quyết triệt để bài toán trên với một ngân sách hợp lý.

ỨNG DỤNG CỦA E.S.N TRONG DOANH NGHIỆP NGÀNH XÂY DỰNG

ứng dụng của esn

Tận dụng sức mạnh của nền tảng Social, E.S.N cung cấp cho doanh nghiệp xây dựng một môi trường quản trị đột phá và xuyên suốt, nhờ đó nâng cao các hoạt động và quy trình của doanh nghiệp. Các phòng ban hay công trường không còn là những đơn vị độc lập mà hoạt động song song và đa chiều dựa trên thông tin cần tương tác với nhau. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của E.S.N được các doanh nghiệp xây dựng đánh giá cao và ứng dụng nhiều nhất:

A – Truyền thông trên nền tảng Social:

Không chỉ phục vụ cho nhu cầu truyền thông cơ bản và thay thế email, điểm đột phá của E.S.N chính là giao thức trực tuyến như một mạng xã hội, các thông tin xung quanh một nhân viên được cập nhật liên tục theo trình tự thời gian, giúp mỗi cá nhân nắm bắt và tương tác với thông tin một cách chủ động. Nền tảng truyền thông đóng vai trò cốt lõi trên tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, từ thiết lập và vận hành các quy trình, quản lý vật tư cho đến quản lý dự án, nhân viên trong phòng ban, công nhân trong công trường; hoặc các phòng ban, chi nhánh, công trình, công trường đều ngay lập tức có thể xử lý và tương tác ngay trên thông tin nhận được.

truyền thông trên nền tảng social
Thông tin được cập nhật như một trang mạng xã hội, tạo điều kiện để nhân viên chủ động nhận/chia sẻ thông tin 

B. Quản lý dự án:

E.S.N cung cấp cho doanh nghiệp xây dựng một giải pháp quản lý và truyền thông ngay trong dự án hoàn toàn đột phá, mà ở đó thông tin dự án là trọng tâm. Tất cả các nhân viên, phòng ban khi được phân bổ trách nhiệm liên quan đều được cập nhật ngay tức thì và tự động các cập nhật, thay đổi, yêu cầu, báo cáo tiến độ… với thời gian rõ ràng và chi tiết trên từng hạng mục của dự án thuộc công trường đó. Nhờ luồng thông tin xuyên suốt và minh bạch, các vấn đề như chậm tiến độ, sai lệch thông tin hoặc trách nhiệm trên sự cố hoàn toàn được giải quyết.

quản lý dự án

C. Quản lý quy trình nâng cao:

Một trong những chức năng có tính ứng dụng cao nhất của E.S.N và được các doanh nghiệp xây dựng ưu tiên phát triển chính là xây dựng và quản lý quy trình ngay trên hệ thống. Ưu điểm vượt trội của quy trình gắn liền với E.S.N đó là: cho phép tự động phân quyền theo yêu cầu; chỉnh sửa trực tiếp trên từng hoạt động của quy trình mà không làm ảnh hưởng toàn bộ quy trình và truyền thông song song và gắn liền với quy trình. Một số quy trình tiêu biểu được ứng dụng rộng rãi như: quản lý vật tư, quản lý tài sản, quản lý hợp đồng… đã và đang giúp các doanh nghiệp xây dựng tối ưu hóa các hoạt động quản trị và rút ngắn thời gian triển khai dự án.

quản lý quy trình nâng cao
Hình minh họa: quy trình quản lý vật tư

D. Quản lý các nhóm thứ 3 với Extranet:

Môi trường hoạt động của các công ty nhóm ngành xây dựng yêu cầu phải truyền thông và tương tác với các đối tượng ở nhóm thứ 3 khá nhiều, các nhóm đối tượng này có thể là thầu phụ, đối tác cung ứng vật liệu, chủ đầu tư hoặc thi công phụ… Ở giai đoạn vận hành dự án, việc thông tin và kiểm tra tiến độ trên từng hoạt động của dự án trên từng nhóm này là hết sức quan trọng, các giải pháp truyền thông khác thường không kết nối với công việc, không liên quan đến thông tin dự án, hoặc ngược lại, các quy trình truyền thống lại thiếu đi công cụ truyền thông. Điều này dẫn đến những hậu quả thiệt hại nghiêm trọng khi một chỉnh sửa hoặc thay đổi trên thông tin dự án không được nhận và phản hồi đầy đủ.

E.S.N giải quyết bài toán này với mạng liên kết Extranet. Với mô hình mỗi nhóm thứ 3 hoạt động như một E.S.N thu nhỏ, ở phía doanh nghiệp có thể quản lý đầy đủ và tất cả các thông tin, tiến độ của dự án trên từng nhóm đối tượng, cũng như truyền thông và chỉnh sửa thông tin, quy trình một cách nhanh chóng và đầy đủ đến các đối tác.

Trên thực tế, tính năng này được các nhóm thầu phụ hưởng ứng mạnh mẽ vì họ được cung cấp một kênh truyền thông để xử lý dự án tối ưu hơn và giảm thiểu thời gian lãng phí trên các thông tin bị nhiễu.

quản lý nhóm thứ 3

Về tổng thể, E.S.N không phải là giải pháp giải quyết những quy trình chuyên môn phức tạp và to lớn, nó xuất phát từ nhu cầu thực tế của quản trị doanh nghiệp hiện đại: Con người, kết nối và tương tác. Sự đột phá của E.S.N chính là gắn liền nhu cầu trao đổi thông tin với các hoạt động của doanh nghiêp, từ đó tác động và thay đổi hoàn toàn hành vi và vai trò của mọi nhân viên: từ bị động sang chủ động, các hoạt động và quy trình trong doanh nghiệp nhờ đó diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn, các rào cản về không gian, thời gian gần như bị xoá bỏ. Sự hấp dẫn của E.S.N còn đến từ chi phí triển khai: gọn nhẹ và phù hợp với mọi loại hình, quy mô, nhu cầu doanh nghiệp. Đối với ngành xây dựng, việc giải quyết triệt để các vấn đề thường gặp trong truyền thông và quy trình giữa các nhóm làm việc cách xa nhau chính là yếu tố tiên quyết để doanh nghiệp quyết định lựa chọn và sử dụng E.S.N.

ỨNG DỤNG THỰC TẾ

Mặc dù chỉ mới được biết đến ở Việt Nam gần đây, tuy nhiên E.S.N đang tăng trưởng rất nhanh và đã được nhiều doanh nghiệp tên tuổi trong ngành chọn làm giải pháp quản trị cốt lõi. Trong đó có thể kể đến một vài doanh nghiệp tiêu biểu với quy mô lớn như: MobiFone, SeABank, Đất Việt VAC, ABA Bank, ACBS, Toàn Thịnh Phát, Socon, Vĩnh Tường, Danh Mộc, ADP, TTP Cons…

Được xem như là một trong những doanh nghiệp chủ động tìm hiểu và ứng dụng E.S.N vào quản trị truyền thông doanh nghiệp, một doanh nghiệp tư vấn thi công xây dựng nổi bật trên thị trường với gần 200 nhân viên, đã có những chia sẻ về tính thực tiễn của E.S.N sau khi đưa vào doanh nghiệp như sau:

Thời gian triển khai hệ thống: 4 tuần.
Phiên bản ứng dụng: Self-hosted
Đơn vị tư vấn và triển khai: YouNet SI (www.younetsi.com)

Các ứng dụng thực tế trên hoạt động của Doanh nghiệp này:

  • Quản lý công trình: Bằng tính năng workgroup, mỗi công trình được quản lý chặt chẽ và tự động từ cấp quản lý cho đến nhân viên và công nhân thi công. Các hạng mục và thời gian quy định sau khi được thiết lập sẽ tự động theo dõi, báo cáo, cập nhật tiến độ (với hỗ trợ đa phương tiện: điện thoại, máy tính bảng, laptop…) cũng như quy trách nhiệm trên từng cá nhân thuộc nhóm được phân công.
quản lý công trình
Mô hình quản lý công trình
  • Time Sheet Report: Tính năng này được ứng dụng với các mục tiêu: quản lý thời gian có mặt tại công trường của nhân viên, công nhân (phục vụ chấm công); quản lý thời gian thi công trên từng hạng mục của dự án (đánh giá hiệu quả thi công).
  • Quản lý tài sản: Tài sản của doanh nghiệp (được phân chia trên nhiều hạng mục như: vật tư, văn phòng phẩm, xe cộ…) được phân bổ theo từng công trường. Quy trình quản lý này cho phép quản lý từng yêu cầu (request) về thời gian và khối lương vật tư cần thiết phục vụ cho một công trường. Giúp đẩy nhanh tiến độ thực hiện và đảm bảo theo dõi, kiểm soát.
  • Quản lý hợp đồng: Tại doanh nghiệp này, việc theo dõi và kiểm soát tiến độ thực hiện hợp đồng được đánh giá với vai trò quan trọng như kiểm soát chất lượng dự án. Cụ thể, mỗi hợp đồng tương đương với một khối lượng công việc mà doanh nghiệp này phải đảm bảo cho khách hàng. Từ yêu cầu chung, mỗi phòng ban, bộ phận sẽ có những nhóm việc tương đương với chi phí và thời gian cam kết để phục vụ đúng mục tiêu và thời gian cuối cùng. Quy trình quản lý hợp đồng được phát triển nhằm tự động hóa theo dõi, đo lường, đánh giá và báo cáo trên từng nhóm việc đó.
quản lý hợp đồng
Mô hình quy trình quản lý hợp đồng
  • Quản lý công văn: Thông tin đến và đi đều được cập nhật nhanh chóng đến các phòng ban bộ phận theo đúng quy trình.
quản lý công văn
Mô hình quy trình quản lý công văn ứng dụng tại Doanh nghiệp này

Đại diện YouNet SI, đơn vị triển khai trực tiếp E.S.N cho Doanh nghiệp này và các doanh nghiệp khác trong ngành đánh giá cao mức độ phát triển và ứng dụng của E.S.N trong mô hình doanh nghiệp xây dựng và cho rằng xu hướng này ở Việt Nam trong năm 2018 sẽ diễn ra mạnh mẽ như hiệu ứng dầu loang: hiệu quả đã được kiểm nghiệm ở doanh nghiệp này sẽ là một bằng chứng mạnh mẽ và thuyết phục doanh nghiệp khác trong ngành đẩy nhanh tiến độ ứng dụng.

Các doanh nghiệp ngành xây dựng có thể xem thêm các dự án triển khai E.S.N tham khảo tại ĐÂY hoặc đăng ký sử dụng bản demo tiếng Việt miễn phí đã bao gồm một số module quản lý quy trình cơ bản tại ĐÂY.

Related posts